Як цим користуватись

Перші кроки

Не потрібно налаштовувати весь кабінет одразу. Для початку створіть одну послугу, заповніть її прайс і проведіть тестове замовлення від розрахунку до видачі. Решту послуг і налаштувань можна додавати поступово.

Майстер на «Огляді» показує, що вже налаштовано і що ще треба зробити.

1. Заповніть довідники

Додайте папір, формати й варіанти кольоровості, з якими ви працюєте. Ці дані використовуються при налаштуванні послуг і розрахунку ціни.

Не обовʼязково одразу вносити весь асортимент — для першого замовлення досить тих матеріалів і параметрів, які потрібні для однієї послуги.

2. Створіть послугу

Послуга — це те, що ви продаєте: наприклад, «Ксерокопія», «Цифровий друк» або «Широкоформатний друк».

Можна створити її самостійно або скористатися готовою заготовкою. Заготовка створить послугу з потрібними параметрами і порожнім прайсом. Цін вона не призначає — їх ви встановлюєте самі.

3. Заповніть прайс

Вкажіть ціни для тих варіантів послуги, які справді пропонуєте.

Якщо ціну для якоїсь комбінації не вказано, калькулятор вважає її недоступною. Порожня ціна не означає продаж за 0.

Наприклад, якщо ви не друкуєте A3 на папері 350 г/м², просто не вказуйте ціну для цієї комбінації.

4. Заповніть реквізити

Вкажіть дані, які мають потрапляти в документи: юридичну назву, адресу, телефон та інші потрібні реквізити.

Зробіть це до виписки першого рахунку. Виписаний документ зберігається як знімок на момент створення: подальша зміна реквізитів його не змінить. Якщо в документі допущено помилку, його треба анулювати і виписати наново.

5. Внесіть початкові залишки

Перед початком роботи зі складом вкажіть, скільки матеріалів у вас є зараз.

Коли позиція йде в друк, кабінет автоматично списує використаний матеріал. Якщо початкові залишки не внесено, перше ж списання може увести склад у мінус. Система попередить про це, але фактичний залишок уже буде невірним.

Далі можна працювати за звичайною схемою:

Каталог → розрахунок → кошик → оформлення → замовлення → виробництво → видача

Як рахується ціна

Основну ціну бере прайс. Менеджерові не потрібно памʼятати вартість кожної комбінації — калькулятор обирає її за параметрами послуги.

Спосіб розрахунку залежить від типу послуги.

Цифровий друк

Ціна визначається за сполученням:

матеріал × формат × кольоровість

У прайсі задається ставка за аркуш. При розрахунку вона множиться на потрібну кількість аркушів.

Широкоформатний друк

Ціна визначається за сполученням:

матеріал × роздільність

Ставка задається за м², а площа рахується автоматично за введеними розмірами.

Якщо для послуги встановлено мінімальну площу, вона застосовується до одного виробу, а не до всього тиражу.

Товари

Товару не потрібні параметри розрахунку. У прайсі вказується його ціна — наприклад, для готової рамки, сувеніра чи іншого товару зі складу.

Друк зі спуском

Тут вартість залежить не лише від прайсу, а й від розкладки. Так само рахуються книги: сторінки замість тиражу, блок і обкладинка — окремими аркушами.

Система визначає, скільки виробів вміщається на друкарський аркуш і скільки аркушів піде на тираж, враховує порізку. Приладочні аркуші враховуються у виробничій витраті завжди — і в списанні матеріалів, і в собівартості. За потреби їхню вартість можна включати у ціну замовлення: це один перемикач у налаштуваннях спуску.

Вартість паперу, друку за кольоровістю і ламінації задається у цінах послуги.

Друк зі спуском входить у тариф «Extended».

Додаткові послуги

Додаткова операція може рахуватися:

• один раз за замовлення;
• за штуку;
• за м²;
• за периметром;
• відсотком від вартості;
• за заданими інтервалами.

Для них також можуть застосовуватися тиражні щаблі та мінімальна вартість замовлення.

Ручна зміна ціни

При оформленні ціну позиції можна змінити вручну. Така позиція позначається олівцем, тому видно, що розраховану системою ціну змінив співробітник.

Власник може встановити мінімальну допустиму маржу. Співробітник не зможе опустити ціну нижче цієї межі. Для власника обмеження не діє.

Як проходить замовлення

Розрахунок спершу потрапляє в кошик, а після оформлення стає замовленням.

В одному замовленні може бути кілька позицій, і кожна з них може мати свій строк і бути на своєму етапі виробництва.

Наприклад, візитки можуть бути готові завтра, а банер із того самого замовлення — за тиждень.

Оформлення

При оформленні вказуються назва замовлення, строк, спосіб доставки й оплата.

Оплату можна прийняти:

• повністю;
• частково;
• без оплати;
• з рахунку клієнта.

Для робіт, які виконуються одразу, є «Завершити зараз». Наприклад, ксерокопію чи готовий товар зі стелажа можна оформити одразу зі статусом «Видано», не проводячи через увесь виробничий ланцюжок.

Статуси

Звичайна послідовність:

Прийнято → В друці → Готово → Видано

«Відхилено» стоїть поза цією послідовністю.

Статус і строк задаються окремо для кожної позиції замовлення. Тому різні роботи всередині одного замовлення можуть рухатися незалежно одна від одної.

Склад

Коли позиція переводиться в статус «В друці», система списує потрібний матеріал зі складу.

Списання виконується лише один раз. Повторне перемикання статусу не призводить до повторної витрати матеріалу.

Якщо матеріалу недостатньо, залишок може стати відʼємним. Система попередить про це, але не зупинить роботу.

Гроші

Кожна оплата записується в журнал операцій.

Уже проведену оплату не можна непомітно змінити чи видалити. Помилкова операція виправляється сторнуванням, доступним власнику.

Борг за замовленням, стан каси й баланс клієнта рахуються з журналу операцій, а не зберігаються як окремі цифри, які правлять руками.

Цех

Для виробництва передбачено окрему дошку.

Друкар бачить те, що потрібно йому для роботи: що виготовити, з якого матеріалу, скільки і до якого строку.

Цін і даних клієнтів на дошці цеху не показують.

Документи

Документи створюються просто з картки замовлення:

рахунок-фактура · бланк для цеху · акт · накладна

Після виписки документ зберігається в тому вигляді, в якому його створено. Зміна замовлення, реквізитів чи інших даних уже виписаний документ не змінює.

Тому повторний друк завжди дасть ту саму версію.

Якщо у виписаному документі виявлено помилку, документ анулюють і створюють новий.