Как этим пользоваться

Первые шаги

Не нужно настраивать весь кабинет сразу. Для начала создайте одну услугу, заполните её прайс и проведите тестовый заказ от расчёта до выдачи. Остальные услуги и настройки можно добавлять постепенно.

Мастер на «Обзоре» показывает, что уже настроено и что ещё нужно сделать.

1. Заполните справочники

Добавьте бумагу, форматы и варианты цветности, с которыми вы работаете. Эти данные используются при настройке услуг и расчёте цены.

Не обязательно сразу вносить весь ассортимент — для первого заказа достаточно тех материалов и параметров, которые нужны для одной услуги.

2. Создайте услугу

Услуга — это то, что вы продаёте: например, «Ксерокопия», «Цифровая печать» или «Широкоформатная печать».

Можно создать её самостоятельно или использовать готовую заготовку. Заготовка создаст услугу с необходимыми параметрами и пустым прайсом. Цены она не назначает — их вы устанавливаете сами.

3. Заполните прайс

Укажите цены для тех вариантов услуги, которые действительно предлагаете.

Если цена для какой-либо комбинации не указана, калькулятор считает её недоступной. Пустая цена не означает продажу за 0.

Например, если вы не печатаете А3 на бумаге 350 г/м², просто не указывайте цену для этой комбинации.

4. Заполните реквизиты

Укажите данные, которые должны попадать в документы: юридическое название, адрес, телефон и другие необходимые реквизиты.

Сделайте это до выписки первого счёта. Выписанный документ сохраняется как снимок на момент создания: последующее изменение реквизитов его не изменит. Если в документе допущена ошибка, его нужно аннулировать и выписать заново.

5. Внесите начальные остатки

Перед началом работы со складом укажите, сколько материалов у вас есть сейчас.

При запуске заказа в печать кабинет автоматически списывает использованный материал. Если начальные остатки не внесены, первое списание может увести склад в минус. Система предупредит об этом, но фактический остаток уже будет неверным.

После этого можно работать по обычной схеме:

Каталог → расчёт → корзина → оформление → заказ → производство → выдача

Как считается цена

Основную цену берёт прайс. Менеджеру не нужно помнить стоимость каждой комбинации — калькулятор выбирает её по параметрам услуги.

Способ расчёта зависит от типа услуги.

Цифровая печать

Цена определяется по сочетанию:

материал × формат × цветность

В прайсе задаётся ставка за лист. При расчёте она умножается на необходимое количество листов.

Широкоформатная печать

Цена определяется по сочетанию:

материал × разрешение

Ставка задаётся за м², а площадь рассчитывается автоматически по введённым размерам.

Если для услуги установлена минимальная площадь, она применяется к одному изделию, а не ко всему тиражу.

Товары

Для товара не нужны параметры расчёта. В прайсе указывается его цена, например для готовой рамки, сувенира или другого товара со склада.

Печать со спуском

Здесь стоимость зависит не только от прайса, но и от раскладки. Так же считаются книги: страницы вместо тиража, блок и обложка — отдельными листами.

Система определяет, сколько изделий помещается на печатный лист и сколько листов потребуется на тираж, учитывает порезку. Приладочные листы учитываются в производственном расходе всегда — и в списании материалов, и в себестоимости. При необходимости их стоимость можно включать в цену заказа: это один переключатель в настройках спуска.

Стоимость бумаги, печати по цветности и ламинации задаётся в ценах услуги.

Печать со спуском входит в тариф «Extended».

Дополнительные услуги

Дополнительная операция может считаться:

• один раз за заказ;
• за штуку;
• за м²;
• по периметру;
• процентом от стоимости;
• по заданным интервалам.

Для них также могут применяться тиражные ступени и минимальная стоимость заказа.

Ручное изменение цены

При оформлении цену позиции можно изменить вручную. Такая позиция отмечается карандашом, поэтому видно, что рассчитанная системой цена была изменена сотрудником.

Владелец может установить минимальную допустимую маржу. Сотрудник не сможет опустить цену ниже этой границы. Для владельца ограничение не применяется.

Как проходит заказ

Расчёт сначала попадает в корзину, а после оформления становится заказом.

В одном заказе может быть несколько позиций, и каждая из них может иметь свой срок и находиться на своём этапе производства.

Например, визитки могут быть готовы завтра, а баннер из того же заказа — через неделю.

Оформление

При оформлении указываются название заказа, срок, способ доставки и оплата.

Оплату можно принять:

• полностью;
• частично;
• без оплаты;
• со счёта клиента.

Для работ, которые выполняются сразу, есть «Завершить сейчас». Например, ксерокопию или готовый товар со стеллажа можно оформить сразу со статусом «Выдано», не проводя через всю производственную цепочку.

Статусы

Обычная последовательность:

Принято → В печати → Готово → Выдано

«Отклонено» находится вне этой последовательности.

Статус и срок задаются отдельно для каждой позиции заказа. Поэтому разные работы внутри одного заказа могут двигаться независимо друг от друга.

Склад

Когда позиция переводится в статус «В печати», система списывает необходимый материал со склада.

Списание выполняется только один раз. Повторное переключение статуса не приводит к повторному расходу материала.

Если материала недостаточно, остаток может стать отрицательным. Система предупредит об этом, но не остановит работу.

Деньги

Каждая оплата записывается в журнал операций.

Уже проведённую оплату нельзя незаметно изменить или удалить. Ошибочная операция исправляется сторнированием, доступным владельцу.

Долг по заказу, состояние кассы и баланс клиента рассчитываются из журнала операций, а не хранятся как отдельные вручную изменяемые цифры.

Цех

Для производства предусмотрена отдельная доска.

Печатник видит то, что ему необходимо для работы: что нужно изготовить, из какого материала, в каком количестве и к какому сроку.

Цены и данные клиентов на доске цеха не показываются.

Документы

Документы создаются непосредственно из карточки заказа:

счёт-фактура · бланк для цеха · акт · накладная

После выписки документ сохраняется в том виде, в котором был создан. Изменение заказа, реквизитов или других данных не меняет уже выписанный документ.

Поэтому повторная печать всегда даст ту же версию.

Если в выписанном документе обнаружена ошибка, документ аннулируется и создаётся новый.